不同的沟通措施是为了实现不同的项目管理目的。

很多管理人员认为只有行动才是最重要的，他们很少在行动之前仔细定义清楚行动的目的。

还有一种误区是将行动等同于目的。

“慢慢计划，快速行动”是很重要又经常被忘记的。

第二步：明确沟通对象。

要将正确的信息给正确的人，必须先明确谁是正确的人。

需要再一次强调的是：信息的价值是因人而异的。

如果我们不能识别和定义清楚我们的沟通对象，那么沟通也就失去了意义。

由于不同的项目利益相关方对项目承担不同的责任，因此他们需要的信息是不同的。

第三步：确定沟通内容。

沟通内容的确定需要包含以下几个原则。

（1）信息要简洁明了、重点明确、表述准确。

在一次沟通过程中不能包含太多的信息量，一般不要涉及三个以上的问题，否则接收信息的人很难把握信息的关键，或者他们认为的关键与我们希望他认为的关键会不一致。

（2）信息要诚实。

信息的内容要有足够的可靠性，千万不要为了某些利益或为了使问题得到暂时的解决而提供虚假的信息，这些虚假的信息不仅会在项目后期引起更大的麻烦，而且还可能产生法律上的纠纷。

千万记住：“当你认为别人很傻时，有可能你自己才是最大的傻子。

”（3）信息要规范。

规范化的信息不仅使人看起来清晰、理解起来容易，而且还会给人以良好的感觉，因为规范程度就是管理程度的反映。

第四步：确定沟通的方式和时间。

沟通的形式有时候甚至比沟通的内容还重要。

沟通要把握恰当的时机，并以最适合于项目利益相关方角色特点和性格特点的方式展现出来。

这方面常见的问题有以下几个。

（1）语言问题。

项目沟通中的很多问题是由于所采用的语言不同造成的。

由于项目团队成员来自不同的专业领域，他们或多或少会在沟通时采用各自专业领域内的表达方式，而忽视了项目的其他利益相关方可能会对这些表达方式产生理解上的歧义。

（2）知识层次的不同。

由于项目利益相关方之间知识层次不同，对项目任务的理解程度是不一样的，在沟通形式的制定方面需要充分考虑这一点。

（3）缺乏面对面交流。

随着现代通信技术的发展，越来越多的人喜欢通过电话、电子邮件等方式进行沟通，在远程项目管理过程中尤其如此。

这些方式永远不能取代面对面的交流。

信息沟通过程中没有面对面的交流将增加错误信息传递的可能性。

据调查，在演讲信息的传递效果中，非语言/肢体语言所传达的信息占到55%，声音和语调占到38%，而内容只占到7%。

（4）沟通的时机不对。

信息沟通既要及时又要注意沟通对象所做的工作和所处的精神状态。

过时的信息是没有价值的。

像“我忘了告诉你，他们昨天已经招标结束了”这样的信息非但没有价值，而且还很让人气愤。

一般说来，在项目生命周期各阶段的过渡时期、里程碑节点、项目产生变更的时候都是需要加强项目沟通的时候。

第五步：建立有效的反馈机制。

反馈机制主要回答以下三个问题：信息是否已经被接收？信息是否已经被理解？信息沟通是否已达到目的？如果缺乏有效的反馈将不能及时纠正沟通中存在的关于信息理解的不一致等问题，还会产生“负反馈”，加剧项目利益相关方之间的误解。

规范的项目信息沟通计划还必须包含以下三部分内容。