时政 项目管理:项目思维与管理关键 第2版 第110页
作者:陈翔洲 时间:2020-09-18 11:53 浏览(908)
有时候,官员会期望通过项目获得不恰当的利益,这种情况的防范很重要。但更常见的一些情况是,官员碍于情面,不得已插手项目,这时候,规范的招标程序可以替他们找到抵挡人情的理由。第三,建立好变更管理程序。这里的变更管理不是指常见项目管理过程中由于计划管理的疏忽或不可预见的问题造成的变更(当然,这些变更也需要用规范的程序进行管理),而是指应对官员对项目执行过程的指挥(主要是领导视察时的指示而引起变更)制定的

有时候,官员会期望通过项目获得不恰当的利益,这种情况的防范很重要。

但更常见的一些情况是,官员碍于情面,不得已插手项目,这时候,规范的招标程序可以替他们找到抵挡人情的理由。

第三,建立好变更管理程序。

这里的变更管理不是指常见项目管理过程中由于计划管理的疏忽或不可预见的问题造成的变更(当然,这些变更也需要用规范的程序进行管理),而是指应对官员对项目执行过程的指挥(主要是领导视察时的指示而引起变更)制定的。

政府讲究走程序,项目管理人员可以用这一点来抵挡其“不走程序”的行为。

第四,抓好项目验收程序。

政府关注项目都会带有一些政绩工程的色彩,因此,与项目立项类似,对项目成果的验收必须主动邀请政府的介入,要体现出项目成果对政绩的贡献,要总结出政府对该项目成功的贡献。

以沟通换取理解,以理解换取支持,以支持消除障碍,是规范这类项目管理程序的基本原则。

我们不能限制政府官员,只能使他们自己限制自己,这需要一些他们能够接受的理由。

3. 建立协调机制既然项目与政绩有关,政府就不能只享受成果而不付出劳动。

如何让政府更多、更有效地支持项目就成了这类相关管理单位和人员必须考虑的问题。

与政绩有关的项目,多多少少会从政府拿些政策、资金等方面的支持,也会涉及若干个政府部门。

由于政绩带来的好处并不均衡,这些政府部门对项目的支持力度也大不一样。

最简单,也较符合政府习惯的协调机制是协调会。

协调会议分为两类:事件驱动的协调会议和定期的协调会议。

事件驱动的协调会议是指如果项目出现承担单位与政府机构(如财政、规划、土地、环保等管理部门)不能解决的问题,由项目分管高层官员协调相关部门,根据需要召开的协调会议。

定期的协调会议是指项目分管高层官员定期召集的由项目承担单位及项目相关部门参加的协调会议,该会议的主要目的是通报项目进展情况,明确下一步各单位的责任关系和目标等。

无论是哪种会议,项目承担单位都要记住一点:不要充当“恶人”,不要成为矛盾的焦点。

之所以需要协调会,是因为项目承担单位自己不能解决他们与政府之间的问题,他们得罪不起这些政府部门,即使受了很多委屈,项目承担单位也要尽力做到不要向这些部门的上级告状,否则会有更多的后遗症,会更麻烦。

说服更高层官员召开协调会本来就有点“携天子而令诸侯”、“拉大旗作虎皮”的嫌疑,如果有部门在会上挨了批评,项目承担单位今后就要吃很多苦头。

所以,必须想方设法在项目开始之初,在还没有出现问题时就要制定出由某政府部门出面召集的、由稳定的分管高层官员出席主持的协调会制度。

项目承担单位只是该制度要求出席的一员,所需要协调解决的问题也不是由项目承担单位主动提出,而是由召集部门在程序化的管理办法下发现的。

换句话说,在协调会上,需要由召集部门汇报项目的进展状况,提出需要协调的问题。

这是由程序规定的,召集部门所要做的只是确保提供的情况是真实的,而这种真实性是会前得到各部门自己确认的。

这样,在会议中就没有“告状的恶人”,各部门不至于失了面子,问题的解决就会比较容易。

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