会议 项目管理:项目思维与管理关键 第2版 第107页
作者:贺伶峰 时间:2020-09-18 11:48 浏览(814)
(1)开会之前要确定开会的议程,明确开会要讨论的内容。很多会议,特别是所谓的例会都不会告诉与会者会议将讨论什么内容。参加这样的会议前人们无法做好充分的准备,这必将带来会议成效的低下。开会时人们常常遵循3S原则,即不主动发言(Silence),如果领导看着你要保持微笑(Smile),如果领导没看到你就小睡一会儿(Sleep)。会议中只有三种人敢讲话:领导,他们是怎么说都不会死的人;搞砸了的人,他们是

(1)开会之前要确定开会的议程,明确开会要讨论的内容。

很多会议,特别是所谓的例会都不会告诉与会者会议将讨论什么内容。

参加这样的会议前人们无法做好充分的准备,这必将带来会议成效的低下。

开会时人们常常遵循3s原则,即不主动发言(silence),如果领导看着你要保持微笑(smile),如果领导没看到你就小睡一会儿(sleep)。

会议中只有三种人敢讲话:领导,他们是怎么说都不会死的人;搞砸了的人,他们是说不说都得死的人;冒失鬼,他们是被别人戴高帽子而出头露面找死的人。

领导常在会上声嘶力竭,部下在下面拿着本子练字画画。

没有哪个领导开完会后敢突然要求大家将笔记本交上去,否则游戏就玩不下去了。

(2)要确定会议的目标,并且坚持会议的目标。

会议的目的有多个,有的是通报信息,有的是解决问题,有的是作出决定等。

召开项目会议前必须先明确究竟会议的目的是什么,然后将这些目的具体化,形成会议目标并使与会者都知道会议的目标。

此外,在会议过程中要坚持这些目标。

许多项目会议的进行当中经常发生“跑题”现象,这种现象浪费了大量的时间。

(3)仅仅邀请必须参加的人员。

有些上司很喜欢会议室里座无虚席,这样会给他们带来一种权力的感觉。

同样,一些下属也喜欢开会,因为他们认为会议的参加权是一种待遇。

其实,尽管很多人在会议过程中使劲在本子上记录,但只有那些会议议题确实与自己相关的人才会在会后去看那些记录,而那些“陪会”的人只是为了表明他们尊重上司而在记录。

解决这个问题的办法是,在开会的时候先发一个通知说明开会的内容,并注明:“下列人员必须参加。

其他认为与自己相关的人也欢迎参加,如不能参加,会后我们会给每个人发一份会议纪要。

”(4)按时开始。

很多会议都存在等某些人到来而拖延会议开始时间的现象。

有些会拖延几分钟,也有时会拖延几个小时。

有些企业会规定迟到者可以自己交罚款,这种方式可能有效,但也隐含着一个问题:交完罚款后,迟到就成了“合法”的,可以让人心安理得了。

(5)控制会议进程。

控制会议进程并非像我们想象的那样容易。

很多会议都会限制每个发言人发言的时间,例如规定每个发言人的讲话时间不能超过10分钟等。

但常见的现象是第一个发言人就讲了15分钟,而第二个发言人看到第一个人讲了15分钟,感觉自己不能讲得太少,于是讲了20分钟。

结果发言的时间越来越长,导致会议进度无法控制。

开会就是一个小项目,如果连这个小项目都不能控制进程,那么,我们正在实施的项目就更可想而知了。

(6)做好会议总结。

每一次会议要有结论,会议要有一个结果。

如果没有会议结果,那么整个会议就是失败的。

(7)记录会议的内容,并将会议决定落实到人。

为确保会议决定能够得到落实,责任到人并设定反馈时间是必要的。

(8)问问自己究竟召开这样的会议有无必要。

虽然这条原则排在最后,但它却是最重要的一条。

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